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Herramientas digitales para optimizar el trabajo remoto

26 de Marzo, 2020.

El coronavirus ha convertido a muchos trabajadores, que normalmente iban todos los días a la oficina, en teletrabajadores. Y esto no sólo es un gran desafío para ellos mismos, sino también para los empleadores, que están a cargo de organizar al equipo. Porque más allá del lugar de trabajo, por las nuevas circunstancias, también ha cambiado la comunicación dentro de los equipos de trabajo y la relación entre ellos.

Gracias a las tecnologías digitales y a la amplia variedad de aplicaciones y plataformas en línea, es posible mantener la cooperación del equipo y aplicar el teletrabajo de una manera competente y exitosa. El objetivo final de todas esas herramientas, es maximizar el nivel de interacción, comunicación y trazabilidad de las tareas. Entre otros, ofrecen opciones de colaboración y servicios que permiten la supervisión de proyectos, por lo que los líderes de áreas pueden mantenerse informados sobre el estado de las tareas y organizar mejor los próximos pasos.

Por lo tanto, el uso adecuado de las herramientas virtuales de trabajo puede ser la clave para sobrevivir en este tiempo de crisis y asegurar un workflow productivo y eficiente.

¿Qué herramientas usar?

El siguiente listado, dividido en tres subáreas de herramientas del trabajo remoto, ofrece un resumen y guía para ocho diferentes aplicaciones muy utilizadas por las empresas y que cuentan con funciones muy útiles para optimizar y facilitar el teletrabajo.

Primero, presentamos a Slack y Zoom, que aseguran lo más esencial para cualquier tipo de trabajo: comunicación.

Slack es una herramienta de mensajería en tiempo real, con la que se puede acceder de forma rápida a todo el contenido y archivos. Integrando gran cantidad de herramientas (como Dropbox, Google Drive, Twitter, etc.), en Slack se pueden centralizar los medios de comunicación en un mismo sitio. Las conversaciones de Slack están organizadas por canales, en los que los miembros del equipo se comunican y trabajan juntos. Estos canales pueden ser públicos, por ende, abiertos y editables para todos los miembros del equipo, o privados, que significa que solamente los miembros invitados pueden participar en la conversación. Además, hay la opción de escribir a una persona en un mensaje directo. Resumiendo, esa aplicación es apropiada para organizar cualquier tipo de conversaciones, ahorrar tiempo usando varias aplicaciones en un solo lugar y facilitar la colaboración entre el equipo. Para aprender más sobre Slack y cómo usarlo, cliquea aquí.

Zoom es una plataforma que ofrece servicios de videoconferencias online para empresas. En comparación a otros programas de videollamadas, Zoom permite grabar las reuniones de manera local o en la nube, realizar conferencias web en las que se pueden conectar hasta 50 personas con opción de video y tener hasta 10.000 asistentes en modo escucha (en la versión pagada) y múltiples participantes pueden compartir sus pantallas de manera simultánea. Además, se puede enviar mensajes y compartir archivos durante las llamadas, e integrar las citas de reuniones en los calendarios de Gmail, Outlook e iCal. Con Zoom se puede lograr una reunión más interactiva y es una buena herramienta para realizar webinars o eventos virtuales masivos con muchos participantes. Más informaciones sobre la plataforma de manera ilustrativa se puede encontrar en el canal de youtube de Zoom.

Segundo, hay herramientas de organización de tareas y equipos como las aplicaciones Trello y Asana.

Trello es una útil opción para gestionar proyectos:  Aquí se puede organizar el trabajo en grupo colaborativamente, usando listas de tareas. Estas listas representan los distintos estados del proyecto, dividiendo las tareas en tres columnas: To Do (por hacer), Doing (Haciéndose) y Done (Hecho). Teniendo en cuenta esta información, se pueden mejorar las rutinas de trabajo de un equipo y optimizar tiempos y dar prioridades a las tareas. Se trata de una aplicación sencilla e intuitiva que se puede entender sin mucha ayuda. Aun así, este video puede servir para conocer mejor las diferentes funciones para un buen uso de Trello.

Asana es también una plataforma para organizar el trabajo en equipo, pero tiene su enfoque en mejorar el flujo de trabajo, ofreciendo herramientas para compartir, planificar, organizar y seguir el progreso de las tareas. De esa forma, permite gestionar correctamente al equipo y mantenerse informado del estado actual de las tareas. Por lo tanto, se recomienda Asana sobre todo para empresas que ejecutan múltiples proyectos al mismo tiempo para mantener la supervisión sobre cada paso. Para conocer mejor la aplicación y cómo usarla, cliquea aquí.

Por último, hay herramientas para manejo de documentos: Google Drive y Dropbox.

Google Drive probablemente es el servicio más conocido de alojamiento de archivos que reemplazó Google Docs, donde se puede crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones y colaborarlas con otros usuarios. La interfaz recuerda a programas como Microsoft Office, pero se diferencia de ellos por una característica especial: Los documentos se crean en línea y cada cambio se guarda automáticamente en la nube. Esa función permite que diferentes usuarios puedan hacer cambios en los documentos al mismo tiempo y que todos puedan acceder a la última versión desde cualquier lugar. Además, ofrece la posibilidad de dejar comentarios y conversar por un chat, lo que facilita la colaboración entre los usuarios. Para los que aún no conocen bien Google Drive y sus funciones, este video puede ser muy útil.

Dropbox, es una herramienta de almacenamiento en línea. Es un servicio que permite guardar y sincronizar todo tipo de documentos a través del internet y ofrece 2 GB de espacio gratuitamente. Además, hay plan de Dropbox Business que permite integrar otras herramientas de colaboración como Slack y Zoom, archivos de Google Drive y Microsoft Office. Eso tiene la gran ventaja de reunir diferentes servicios en un solo lugar y crear, almacenar y compartir cualquier tipo de contenido. Para conocer más sobre esta herramienta, cliquea aquí.